Информационните и управленски дейности на университета все повече ще се осъществяват със съвременни методи

Данните за 4 или 5-годишното развитие само на един студент – оценки през годините, стажове, потенциал – са твърде много, още по-многочислени са те за един преподавател. А за една организационна университетска структура с хиляди включени и включващи се в нея хора, учебни планове, програми, материални активи и т.н., информационните данни са необхватни. Но са крайно необходими за успешна управленска дейност.
Световните теория и практика са дали отговор как да бъде решаван сложният проблем за начина на управление. На ТУ-Варна се падна честта да е един от университетите в страната, осъществяващи проекти за усъвършенстване на системата за управление с финансиране от почти 400 хиляди лева.

Факсимиле на публикацията за първоначалното представяне на проекта

Едногодишният интензивен труд по проекта на координаторите му доц. д-р Кирил Киров и пом.-ректор инж. Митко Александров, на доц.-докторите Недялко Николов, Гриша Василев, Димитър Неделчев, на гл. ас. д-р Антоанета Иванова, ас. д-р Ивайло Пенев и др., беше официално представен пред преподавателска аудитория. Изложени бяха същността на проекта, извършеното до момента и предстоящите задачи.

Доц. Киров представя принципите за действие на проекта

Работим за разширяването на програмния продукт и възможностите му за ползване – обясни доц. Киров най-основното. – А това е нужно не само за информационната и управленска университетска дейност. За всяка акредитация, за всяка проверка от министерството ни се изискват определена база данни. За да докажем, че дадена катедра, например, има достатъчен капацитет да обучава студенти, трябва да се документира квалификацията на преподавателите, хабилитираните, асистентите, какви са направленията, семинарните зали, лабораториите, ползваните компютри и т.н. А тези неща се менят с времето и до сега трябваше постоянно да се изготвят и нанасят в таблици. Целта е да се автоматизира подготовката на всички необходими справки, които удовлетворяват МОН. Една от възможностите за развитие на съществуващата информационна система беше, че не обхваща учебните планове и програми. А без тях е труден анализът, необходим при системата за управление. При промяна на даден учебен план трябваше да се правят трудоемки корекции. Сега вече със завършената ни система „Учебни планове” това може да се прави с помощта на компютърната техника.
Другото ни досегашно затруднение беше свързано със системата, разработена преди време от колеги от ТУ – Габрово, която покрива цялостното проследяване на учебния процес за студента. Но тя не е способна да ползва данните на системата ни за учебните планове и програми. Сега работим за интегрирането на двете системи в една цялостна система за управление. Наличната база данни ще ни дава възможност във всеки момент да определяме конкретните показатели на университетските дейности и тяхното съответствие с акредитационните и други изисквания.
Друга важна част от работата на екипа по проекта е свързана с

рейтинговата оценка на представянето ни като университет

Направихме пълен анализ на системите за оценка на рейтинга на основни университети по света, докладва доц. Гриша Василев. В тях се използват общо 130 критерия за оценка на дейностите. Подбрахме най-повтарящите се и най-съществените за нас 43 критерия, информацията за които трябва да следим месечно, семестриално и по-дългосрочно. Предстои утвърждаването им от ръководството на университета и тогава вече ще можем да правим мониторинг на какво равнище се изпълняват критериите по катедри, факултети, направления. Така ръководството ще може да следи работата на всички звена и съответно да внася корекции с оглед на конкретните цели. Без такава възможност гаранциите за достоверност на информацията са ограничени и управляващият е манипулируем.
Тези 43 критерия могат да се променят всяка година, но основните трябва да остават постоянни, за да има сравнимост на резултатите във времето.
Световната практика за управление изисква периодично

провеждане на т.нар. самооценка на организационната единица

От дясно наляво: доц. Р. Василев – зам.- ректор АР, доц. М. Йорданова – декан ЕФ, доц. М. Василева – зам.-декан ЕФ осмислят предимствата на проекта

Изискването по международните стандарти, серия ISO:9000, и по специално 9004 е всеки сам да оценява постиженията си и след това те да бъдат оценявани от независими експерти. Необходимо е двете оценки да си съответстват, за да се приеме информацията като обективна. До момента сме изработили методиката за самооценка, касаеща системите за управление. Такава оценка ще се извършва по процеси, които създават университетските ни продукти. А това са студентите, научноизследователската дейност, квалификацията на преподавателите, учебната база, публикациите и т.н., общо 12 продукта. Така ще се оценява според международните стандарти „зрялостта” на организационните единици. Т.е. как се представят те при работата си по дадения процес. Той се управлява на 5 нива, като най-високото е „изградена политика” за постоянно подобряване на този процес. Европейското разбиране за добро качество е да се работи на това ниво.
До момента сме разработили половината от необходимата за обективни информация база данни. До крайната фаза на проекта мисля, че ще постигнем основните му цели, за което много компетентно работи доц. Недялко Николов. Скоро ще можем да въведем и самата практика за самооценка, като на първо време тестваме как се справя изработената ни методика. След края на семестъра ще проведем курс за обучение на ръководителите на звена, които ще бъдат подложени на самооценка. До края на годината (срокът на проекта) ще въведем и периодичната самооценка на цялостната ни университетска дейност. Този е начинът институцията ни да се развива по съвременни европейски образци.

Николай ЖЕКОВ